Kontorflytting med minimal nedetid

Slik planlegger vi en kontorflytting

Vi starter alltid med en grundig befaring der vi kartlegger antall arbeidsplasser, IT-utstyr, møterom, arkiv og spesialutstyr. Deretter utarbeider vi en flytteplan med tidsvinduer, ansvarsfordeling og en merkeplan som gjør at hver eneste eske, stol og skjerm havner på riktig sted.

For større flyttinger setter vi opp et flytteteam med prosjektleder, IT-koordinator og baseledere. Vi koordinerer også med deres IT-leverandør, byggdrifter og eventuelt møbelleverandør slik at alt klaffer på dagen.

• Detaljert flytteplan med tidsvinduer
• Merkeplan med rom- og arbeidsplassnummer
• IT-koordinering med ekstern leverandør
• Avhending av kasserte møbler og arkiv

IT, servere og sensitivt utstyr

Servere, switcher og UPS-er pakkes ned i antistatiske esker og fraktes i klimaregulerte biler. Vi merker hver kabel og tar bilder av oppsettet før nedkobling slik at gjenoppkobling går lynraskt på ny adresse.

For arkiver med personopplysninger eller sensitiv informasjon bruker vi forseglede bokser og taushetspliktige medarbeidere. Vi kan også koordinere makulering av utgåtte dokumenter med GDPR-godkjent leverandør.

Når bør dere starte planleggingen?

For et kontor med 20–50 ansatte anbefaler vi å starte planleggingen 8–12 uker før ønsket flyttedato. For større lokaler bør planleggingen starte enda tidligere. Vi bistår gjerne fra dag én med rådgivning rundt møblering, kabling og logistikk.

Selve flyttingen gjennomføres som regel fredag kveld til søndag kveld slik at ansatte kan møte på ny adresse mandag morgen.

Hvordan bedriftsflytting pleier å gå hos oss

Sjåførene som kommer på flyttedagen din har levert bedriftsflytting i Oslo-området siden 2014. De vet at 4. etasje uten heis krever en ekstra bæremann. De vet at Ring 3 stopper opp mellom 15 og 17. De vet hvilke borettslag i Grünerløkka som gir parkeringstillatelse to dager før, og hvilke som krever en uke. Den kunnskapen er hele grunnen til at vi slipper å gjette på tid eller pris.

Tilbudet du får skriver vi som bindende fastpris. Skulle det gå tregere enn planlagt, er det vår regning. Skulle vi bomme på volum eller trapper, tilsvarende. Det som står i e-posten, er det du betaler.

• Faste ansatte i uniform med ID-kort — ingen innleide vikarer
• Ansvarsforsikring opp til 1 million kroner gjennom Tryg
• Skriftlig fastpris før den første esken lastes inn

Hvor det pleier å skjære seg — og hvordan vi unngår det

Vanligste tabben ved bedriftsflytting er å undervurdere hva som skal flyttes. Derfor ber vi om enten en kort video eller en 20-minutters befaring før vi skriver ned prisen. Det tar litt tid opp front, men vi slipper å bestille et ekstra lass midt på flyttedagen din.

Nummer to er parkering. En bil som må stå 40 meter unna oppgangen legger to timer på oppdraget. Vi tar oss av søknad til Bymiljøetaten tre virkedager før, dekker gebyret, og setter opp skiltene selv når vi kommer.

Nummer tre handler om pakking. Skjøre gjenstander må ligge stramt i sine egne esker, ikke sammen med bøker. Med feil lagdeling klirrer det når vi bærer. Vi merker eskene tydelig og noterer hva som lå hvor.

Fra første telefon til ferdig oppdrag

Du kan enten fylle ut skjemaet vårt eller ringe. Vi trenger å vite hva som skal flyttes, hvor det skal fra og til, og gjerne noen bilder eller en kort video. Med det klart sender vi et skriftlig tilbud på e-post — ofte samme dag.

Aksepterer du, får du navn og direktenummer på prosjektlederen som følger deg til dagen er over. Han eller hun tar seg av dato, tidsvindu og parkeringssøknad. Bruk det nummeret hvis noe endrer seg — vi flytter datoer og volum uten drama.

På flyttedagen kommer teamet fem til ti minutter før avtalt tid. Etter oppdraget signerer du for leveringen, og bekreftelsen kommer på e-post. Dagen etter ringer vi kort for å høre om det var som du hadde forventet.